Rückblick auf eine Woche als virtuelles Team

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Vergangene Woche haben wir bei OSCAR weitreichende Maßnahmen zum Schutz unserer Mitarbeiter, Kunden und Bewerber getroffen. Diese stellen OSCAR vor einige Herausforderungen, bieten uns jedoch auch Chancen, um uns strategisch neu und vor allem noch digitaler auszurichten. In Zukunft möchten wir durch die nun entwickelten Maßnahmen deutlich flexibler für Bewerber und Kunden sein und Mitarbeitern eine noch intensivere Lernkurve gerade in digitalen Strategien bieten. 

In den vergangenen Wochen haben wir euch bereits über einige unserer getroffenen Maßnahmen informiert und wollen euch nun an deren Auswirkungen und unseren Erfahrungen teilhaben lassen: 

Generelles Bild der Teams 

„Können wir bitte die Webcam anmachen? Ich muss dringend andere Gesichter sehen!“ – Ein Satz, den wir in den vergangenen Tagen bei jedem virtuellen Meeting gehört haben. Klar ist: Ein so stark kulturell geprägtes Unternehmen wie OSCAR komplett ins Internet umzusiedeln ist eine Herausforderung. Natürlich hatten auch wir Sorge vor den Auswirkungen von Home Office und rein digitalen Zusammenkünften auf unsere UnternehmenskulturDoch dank unseres fantastischen Teams und verschiedener digitaler Aktivitäten konnten wir bisher keine spürbaren, negativen Auswirkungen hierauf feststellen. OSCAR und seine Mitarbeiter sind durch die Krise nur noch stärker zusammengewachsen, sodass jeder jedem Hilft die Produktivität auch im eigenen Wohnzimmer hoch zu halten. Hierzu sind wir auch dazu übergegangen den Tag mit einem Huddle zu beginnen und mit einem Recap zu beenden. So kann jeder morgens über seine aktuellen Themen und Gedanken sprechen und mit anderen diskutieren. Nachmittags wird der Tag zusammengefasst und rekapituliert. Dies führt dazu, dass bei jedem die Motivation hoch bleibt am Tag etwas zu schaffen sowie Neuigkeiten und Erkenntnisse mit seinen Kollegen zu teilen. 

Digital Activities 

Gespräche zwischen Tür und Angel oder in der Küche zur Mittagspause entfallen im Home Office, sind jedoch ebenfalls ein starker Bestandteil der täglichen Zusammenarbeit bei OSCAR. Gemeinsam mit unseren Mitarbeitern haben wir verschiedene Methoden entwickelt, um solche Gespräche auch über die Distanz zu ermöglichen. So haben wir für die Mittagspause einen digitalen Raum geschaffen, in dem sich die Mitarbeiter über die Themen ihrer Wahl unterhalten oder verschiedene digitale Spiele gemeinsam spielen können. 

Auch regelmäßige Kulturevents sind ein elementarer Bestandteil unserer Kultur, die in Zeiten des Home Office digital abgebildet werden. Ein erster digitaler Spieleabend wurde bereits erfolgreich umgesetzt und die nächste Veranstaltungein standortübergreifender Quizabend, wird bereits durch unsere Abteilung Unternehmensentwicklung geplant. Digitale Teamevents wie diese, bieten Spaß und gemeinsame Erlebnisse fernab von beruflichen Meetings und tragen somit zu einem gestärkten Teamzusammenhalt bei. 

Das digitale Assessement Center 

Das Assessement Center konnte nun schon vier Mal digital umgesetzt werden. Nachdem das erste Assessment Center noch per Telefon durchgeführt wurde, konnten wir innerhalb kürzester Zeit auch einen videobasierten Prozess entwickeln, der bereits bei der zweiten Durchführung umgesetzt wurde. Dazu bedienen wir uns Microsoft Teams, über die wir mit allen Bewerbern gleichzeitig per Videocall kommunizieren. Diese Plattform erlaubt es ebenso, dass die Kandidaten die vorgegebenen Aufgaben gemeinsam ausarbeiten. Dadurch können wir weiterhin Gruppenübungen und Case Studies mit den Bewerbern durchführen. Die Bewertung der Bewerber kann durch die Videomeetings weitestgehend ohne Einschränkung durchgeführt werden. Vor allem, im Vergleich zum Telefoncall, bei dem wir das Assessment Center mit jedem Bewerber einzeln durchführen mussten, kann das allgemeine Auftreten, wie die Körperhaltung, Gestik und Mimik, sowie die Interaktion aller Teilnehmer, die in unserer Branche eine entscheidende Rolle spieltbeobachtet und bewertet werden. 
Des Weiteren soll zeitnah ein Persönlichkeitstest in das Assessement Center integriert werden. Dieser ermöglicht es uns in Zeiten der sozialen Distanz eine bessere Einschätzung darüber zu treffen, wie gut die Bewerber jeweils zu unserem Team und unserer Kultur passen.  

Krisenkommunikaion 

Neben unseren täglichen Updates zur aktuellen Lage, geben wir unseren Mitarbeitern auch täglich Einblicke über die Fortschritte von momentan priorisierten, internen Projekten der verschiedenen Abteilungen. Diese Einblicke steigern die Motivation enorm und machen deutlich, wie gut und schnell OSCAR auch im Home Office agieren kann. Zusätzlich nutzen wir die Projektrunden freitags, um unseren Mitarbeitern ein allumfassendes Update zu geben, weitere Maßnahmen zu kommunizieren und vor allem offene Fragen gebündelt beantworten zu können. In diesen Zeiten ist eine transparente, interne Unternehmenskommunikation für die gemeinsame Bewältigung aller neuen Herausforderungen entscheidend.  

Kundenkommunikation und Remote-Projekte 

Wie bereits angesprochen, werden Kundentermine nur noch remote durchgeführt. Dafür entwickeln wir weiterhin Konzepte, um Termine der aktuellen Situation anzupassen. Wir möchten unseren Kunden best-practices an die Hand geben, um sie bei der Bewältigung dieser Zeit bestmöglich zu unterstützen. Digitale Workshopkonzepte sind dabei ein sehr wichtiger Bestandteil. Wir möchten die Kunden bestmöglich auf die Remote-Arbeit vorbereiten, ihnen digitale Kommunikation nahebringen oder den richtigen Umgang mit Tools wie Microsoft Teams – einer aktuell sehr wichtigen Plattform. 

Solche Formate betreffen erst recht unsere laufenden Projekte, da auch unseren Kunden wichtig ist nicht in Stillstand zu verfallen. Daher haben wir gemeinsam mit unseren Kunden andere Methoden entwickelt, um die laufenden Projekte weiterhin betreuen zu können. Interviews und Arbeitsbegleitungen werden zum Beispiel remote durchgeführt. Die jeweiligen Mitarbeiter des Kunden werden selbstverständlich vorab durch uns in den jeweiligen Tools geschult und für ein Remote-Interview sensibilisiert. 

All diese Maßnahmen bündeln wir in unserer Organisation, bei unserem Mitarbeiter aber auch bei unseren Kunden in einem starken, strategischen Konzept, welches unseren Blick in die Zukunft richtet. Uns allen bietet sich die Chance digitale Konzepte in einer nie dagewesenen Geschwindigkeit zu testen und umzusetzen. Wir nutzen sie gemeinsam!