Open Friday – Open Space Formate als Möglichkeit zur Steigerung von Wissenstransfer und Mitgestaltung

New Work – Nicht nur ein beliebtes Buzzword, sondern auch ein Megatrend, mit dem sich Unternehmen zunehmend auseinandersetzen. Durch die Dynamik unserer Mitarbeiter sowie den Drang zu Innovationen befassen wir uns fortlaufend mit den Möglichkeiten der Organisationsentwicklung durch New Work Ansätze. Denn der Agilitätsgedanke ist nicht nur bei jedem OSCARianer verankert, sondern wird auch fortlaufend durch Formate wie beispielsweise die im letzten Beitrag beschriebenen OKRs gestützt. Ein weiteres Format, zu welchem wir einen detaillierteren Einblick geben möchten, ist der Open Friday – ein sogenanntes Open Space Format. Dieser wird zum unternehmensweiten Austausch und der direkten Kommunikation zu strategischen Themen oder konkreten Herausforderungen in Teams genutzt. Wie das Ganze in der Praxis aussieht und welcher Mehrwert daraus gezogen werden kann, beschreiben wir in diesem Beitrag.

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Was ist denn überhaupt ein Open Space Format?

Eine Frage, die sicherlich auch dem ein oder anderen unserer Mitarbeiter durch den Kopf ging, als vor gut einem Jahr der erste Open Friday angekündigt wurde. Die agile Methode basiert auf dem in unseren Augen wichtigsten Grundstein für effiziente Meetings sowie das gesamte Unternehmen – der Kommunikation. In der Praxis vorstellbar ist das ganz als ad-hoc-Meeting, an dem sich jeder beteiligen kann, gleichermaßen jedoch niemand zu verpflichtet ist. Hierbei bestimmen die Teilnehmer die Themen selbst, welche in den folgenden Meetings angegangen werden. Charakteristisch hierfür ist eine Art Eröffnungsrunde, in der Themen vorgetragen werden und diesen Räumen sowie Zeitslots zugeteilt werden. Hierfür werden die Teilnehmer, die ein Thema vortragen, zum Verantwortlichen für ihre Session, deren Leitung und auch das Zusammentragen der Ergebnisse. Im Rahmen der Eröffnungsrunde werden hierzu auch die Endzeiten kommuniziert, zu denen sich alle erneut zusammenfinden und die Ergebnisse der Meetings von den Verantwortlichen dargestellt bekommen. Die Verantwortung für ein Thema kann somit jeder übernehmen und die Themen können sehr vielfältig sein. Hierbei können sowohl operative als auch strategische Themen angegangen werden, um Ideen zu sammeln, verschiedene Meinungen und Fachwissen an einen Tisch zu holen oder sich zu neusten Entwicklungen auszutauschen. Darüber hinaus ist das Format auch zur Weitergabe von Expertenwissen geeignet, so können im Rahmen der entsprechenden Zeitslots auch freiwillige Schulungen von Mitarbeitern angeboten werden.

Open Space Formate können auf verschiedene Arten ausgelegt und praktiziert werden.

Da wir insbesondere den regelmäßigen Austausch und Einbezug der Mitarbeiter fördern wollten, entwickelten wir unser Konzept des Open Fridays. Dieser findet bei uns jeden zweiten Freitag statt und pendelt sich je nach Themenvielfalt in der Zeit von 10 – 12 Uhr ein. In der Eröffnungsrunde sind alle Mitarbeiter anwesend und können sich einen Eindruck zu den angebotenen Sessions machen. Nach der Zuteilung hat jeder Mitarbeiter die Wahl, ob er an einem Thema teilnehmen möchte und begibt sich in den zugewiesenen Raum. Dadurch wird ähnlich wie im OKR-Konzept eine Mitarbeit auf freiwilliger Basis geschaffen, wodurch die Meetings motivationsgetrieben und effizient ablaufen. Die zeitliche Gestaltung ist hierbei jedoch individuelle Auslegung. Der beschriebene Ablauf und Zeitslot erwies sich bei uns als passend, da es bei OSCAR noch weitere Formate gibt, welche die abteilungsübergreifende Kommunikation fördern. Beispielsweise gibt es jeden Morgen den sogenannten Huddle, bei dem zufällig zusammengestellte Kleingruppen sich über ihre aktuellen Herausforderungen und anstehenden Aufgaben austauschen. Auch hierdurch werden der Wissenstransfer, die abteilungsübergreifende Unterstützung und das Bündeln von Ideen und Expertenwissen enorm gefördert.

Ähnlich wie bei der Implementierung des OKR-Frameworks, findet auch hier die Einbindung der Mitarbeiter und deren Möglichkeit zur Mitgestaltung viel Anklang. Darüber hinaus erwiesen sich die Meetings sowie angegangene Projekte als deutlich effizienter, da hier das Prinzip der Motivation greift. Jeder Mitarbeiter kann frei entscheiden, ob er an einem Meeting teilnehmen möchte und wenn ja, an welchem. Neben dem hohen Maß an Motivation ist aber unterm Strich auch die Kommunikation ein Punkt, der durch dieses Format an enormem Wert gewinnt. Durch verschiedene Meinungen und Erfahrungen, die an einen Tisch kommen, können viel Mehrarbeit und viele Feedbackschleifen erspart werden. Denn sitzen erstmal verschiedene Abteilungen und Erfahrungen an einem Tisch, sprudeln nicht nur die Ideen, sondern mögliche Hindernisse können sofort erkannt werden.

Und wie kann ein Projekt erfolgreicher gestaltet werden als durch die Kombination verschiedener Expertisen, Blickwinkel und Erfahrungen?